En el boletín del 28 de Febrero del 2022 – parte 1, estábamos tratando el documento soporte de pago de nómina, en esta oportunidad les expondremos sobre los otros ítems que se reportan en este documento:
· Las vacaciones, se reportan tanto lo disfrutado como lo compensado, pero también lo causado vamos a colocar un ejemplo:
Un empleado tiene derecho ahora en el 2022 a que le paguemos $ 700.000 de vacaciones por dar cualquier valor correspondiente a sus días de vacación, pero yo me doy cuentan de qué al 31 de diciembre yo tengo causados $200.000 pesos eso qué significa, que cuando yo le pagué esos $ 700.000, yo no le puedo reportar a la DIAN $ 700.000 pesos, sino que tengo que reportarle $ 700.000 que fue lo que le pague, menos $ 200.000 que estaban al 31 de diciembre y que debía haber reportado esos $ 200.000 que ya se los debía haber entregado bien sea de manera directa o con una nota de ajuste, solamente reportare la diferencia ósea $500.000; esta es una situación que para muchos no estaba prevista y por ello implica un cuidado bastante grande y por eso recalcamos que hay que tener también en cuenta lo causado.
Ahora esto se vuelve mucho más complejo cuando el empleado, por ejemplo ya ha disfrutado de los 15 días a los cuales tiene derecho y adicional ya ha disfrutado de tres días, porque los pidió, entonces no solamente la persona está disfrutando de 12 días restantes, sino que también tengo 3 días que ya le pague y que debería haberlos reportado el año pasado; hay una causación que me quedo al 31 de diciembre, pero esa complejidad la vamos a tener en el concepto de vacaciones, porque cada vez esto se vuelve mucho más técnico, las personas creían que con un solo clic ya se envió la información y cumplimos. No ahora hay que analizar más y apoyarse en la tecnología; pero esa tecnología debe aplicar y controlar correctamente la normatividad sobre nómina, prestaciones sociales, aportes etc. Entonces esa tecnología en el caso de las vacaciones, debe darme control, para que me calcule las vacaciones que se están disfrutando, otra que estoy reportando y otra lo causado o reconocido como gasto o costo.
· Las primas; hay diferentes tipos de primas: las de ley (en junio y en diciembre), prestaciones extralegales de primas, primas de vacaciones y hay quienes pagan primas adicionales en diciembre, que algunos les llaman prima de navidad, esta es un valor adicional; cada empresa tiene su forma de remunerar sus empleados. Lo importante es que en este tema hay que distinguir cuales son primas de carácter salarial y primas que son no salariales.
· Las cesantías e intereses que acabamos de vivir al 31 de diciembre, se debieron haber consolidado al 31 diciembre y yo debí colocar el valor a pagar de cesantías el 14 de febrero y de intereses a más tardar el 30 de enero. Muchas empresas reportaron unos valores a diciembre y creían que en enero y febrero se reportaban otros valores, entonces estás empresas tendrán que revisar si cometieron un error, porque si se presentan diferencias o se tiene que entrar a corregir, esta corrección es sancionable por errores en la información.
· Las incapacidades, también se deben reportar y son la remuneración en las cuales los dos primeros días, los cubre la empresa y del tercer día en adelante los cubre la EPS, pero dependiendo del tipo de incapacidad, en algunos casos cubrirá la totalidad cuando se presenta hospitalización, maternidad, paternidad, o también de manera parcial cuando es una enfermedad general, como cuando la persona tiene una gripa muy fuerte. También se reportan las licencias remuneradas con valor y las licencias no remuneradas también se reportan, pero sin valor.
· Bonificaciones y auxilios, para este tema se debe tener muy claro que es de carácter salarial o que no son de carácter salarial; hay muchas clases de bonificaciones y auxilios. La idea es que primero consultemos bien antes de aplicar cualquier concepto.
· La Dian dentro de su portal tiene un espacio para otros conceptos, si no hay necesidad de usarlo, no se utiliza, pero si se presenta otro concepto diferente y que exista la obligación legal de reportarlo se hace y se presenta.
· También se reportan los empleados que trabajan en cooperativas de trabajo asociado.
· Se reportan los bonos que se le dan a los empleados, pero ¡ojo!, también se recuerda que hay que identificar si son salariales o no. Si se les compran bonos a entidades jurídicas para darle a los empleados, hay que revisar si estas empresas o entidades, si cumplen los requisitos de ley. Igual también se deben identificar si son bonos de papel, cheques, tarjetas etc. igual tener muy presente, si son salariales o no salariales.
· Pago de alimentación, verificar si es salarial o no salarial, porque digamos que se le da al trabajador, para que lo motive, y con este incentivo, la persona pueda tener un mayor grado de compromiso con la empresa por ejemplo; al respecto de estos incentivos hay una normatividad que nace en lo tributario y al nacer en lo tributario, pues tiene un efecto automáticamente en la contabilidad, debido a los montos que se aprueban.
· Las comisiones, este tema es bien delicado, ya que algunas empresas, pagan comisiones, sin tenerlas en cuenta como ingreso base de cotización, para prestaciones sociales, con esto hay que tener mucho cuidado, las comisiones son salarios la única manera que una comisión no se salario es que lo haga una empresa, no una persona natural.
· También nos habla de que se deben reportar los pagos a terceros, por ejemplo, que yo le pago la educación al empleado o a los hijos de los empleados o a su cónyuge o compañera, y ese pago de educación en la contabilidad figura el Nit de la universidad, pero cuando yo hago el documento soporte, yo debo tener en cuenta que tiene que ser reportado con la persona que solicitó ese concepto.
· También se reportan los anticipos, tanto anticipos pagados (se cruzarán con anticipos descontados), entonces también debemos tener en cuenta este tipo de circunstancias con los empleados; a veces a esos anticipos los llamamos préstamos, también hay que tener en cuenta esa circunstancia.
· La dotación pagada al empleado directamente, pero él tiene que comprar los uniformes, él no puede abstraerse de esa obligación no se puede gastar esa plata.
Enumeramos otros conceptos que se reportan como:
- Apoyos económicos.
- Pagos por servicios de teletrabajo (contratos firmados expresamente a distancia).
- Indemnizaciones (evaluar si es despido sin justa causa o con justa causa).
- Reintegros (devengo – devolución por una deducción mal realizada)
- De las deducciones se reportan:
- Salud, póliza de salud (solo lo que se le paga al trabajador).
- Aporte en pensión obligatoria pagada al trabajador.
- Fondo de solidaridad (salarios superiores a 4 SMMLV), incluye fondo de subsistencia (Pensiones superiores a 10 SMMLV y salarios superiores a 16 SMMLV).
- Cuota Sindical.
- Libranzas.
- Los créditos.
- Y los valores que yo le quito al empleado con el fin de entregárselo a un tercero por ejemplo hay empresas que le dan como beneficio a los trabajadores pagarle la salud prepagada entonces eso hay que incluirlo en el reporte.
- Aporte a pensiones voluntarias y cuentas AFC. Esto es un ahorro que hacen los trabajadores, igual se deben reportar.
- Retenciones en la fuente practicadas al empleado.
- Aportes a cooperativas que haya constituido la empresa o que se hagan parte de la estructura de la empresa.
- Los embargos que dictamina un juez para que le descuenten al empleado.
- Los planes complementarios de salud, auxilios de educación. Etc.
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Este texto, es solo para generar una expectativa, lo invitamos a profundizar más en el tema, ya que este es un resumen y puede que la norma cambie o presente un tema específico que debe ser aplicado a un sector exclusivo. Por tal motivo sugerimos buscar ampliar el conocimiento y buscar otras fuentes de consulta o asesoría.
COMITÉ ADMINISTRATIVO Y TRIBUTARIO
Marzo 22 de 2022