La Ley 603 de 2000 facultó a la DIAN y a la Super Intendencia de Sociedades, para realizar verificaciones y enfatizar en la obligación de declarar en los informes de gestión el cumplimiento de las normas que protegen el licenciamiento de software en Colombia, los derechos de autor y propiedad intelectual.
La DIAN puede solicitar a las empresas las licencias que demuestren la legalidad de los programas, las facturas de compra, la contabilización del intangible, equipos y demás dispositivos en los que se encuentra instalado el software. También requerirá la identificación y ubicación de los establecimientos de comercio, oficinas y demás lugares en los que se emplea el respectivo programa adquirido o desarrollado; además solicitará explicación del manejo y utilización que se le da en la empresa y el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte del contribuyente.
Todo lo anterior con el fin de que no se evadan tributos, de lo contrario la DIAN iniciará la investigación administrativa correspondiente.
Se recuerda que el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo primero de la Ley 603 de 2000, establece la obligatoriedad de las sociedades comerciales de presentar informes de gestión, expedidos por los administradores y que contengan el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor.
Posibles Sanciones:
En las visitas y verificaciones que realiza la DIAN que obedecen a programas de fiscalización, si encuentra algún tipo de irregularidad, reportará los casos de este delito a:
Directamente a la Fiscalía,
con la violación de la ley de propiedad intelectual y derechos de autor; también existe responsabilidad de tipo penal, como lo es, el delito de defraudación de derechos patrimoniales de autor que contempla penas de prisión de 2 a 5 años y multas desde 20 hasta 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. También el delito de violación a los mecanismos de protección de los derechos patrimoniales de autor y otras defraudaciones que incurren en prisión de 4 a 8 años y multa de 26,66 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. El representante legal de la empresa se puede ver enfrentado a responsabilidad penal por falsedad en documento privado que implica penas de 16 a 108 meses en prisión.
A la Superintendencia de Sociedades,
que de acuerdo a la falta puede estipular sanciones administrativas hasta de 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes (200 SMMLV) para todos los administradores de la empresa.
Sumado a esto, la DIAN también podrá sancionar por la evasión de impuestos derivada de software ilegal.
Desde su creación, esta ley ha sido determinante para combatir la piratería de software en el país, pues el tema del licenciamiento de software en las empresas ha dejado de ser una responsabilidad exclusiva de los departamentos de sistemas o tecnología, pasando a convertirse en responsabilidad de los representantes legales y la alta gerencia, quienes son en últimas quienes terminan respondiendo por las multas, sanciones y hasta los tiempos de prisión que se deriven del uso indebido o incorrecto de los derechos de propiedad intelectual de los fabricantes de software.
Ante este panorama, es indispensable que su empresa realice una correcta administración de activos de software que le permita contar con los soportes de la adquisición legal de los programas que instale y la debida licencia.
Así mismo, el revisor fiscal debe verificar la correcta inclusión del cumplimiento normativo de esta clase de activos en el informe de gestión anual de la administración.
Por último, recuerde que cumplir con las normas legales para adquirir licencias de software en Colombia, no solo le permitirá estar alineado con la ley, sino que evitará otros posibles riesgos como ataques de seguridad, fraude financiero y robo de información e identidad personal por medio de virus y malware.
Si no está seguro de que su compañía es una empresa 100% legal, una auditoría de activos de software o tecnología de la información, lo ayudará a identificar en cuál posición se encuentra su empresa frente al cumplimiento de la ley. MHM con gusto le bridará y evaluará la información pertinente para su cumplimiento normativo.
Este texto, es solo para generar una expectativa, lo invitamos a profundizar más en el tema, ya que este es un resumen y puede que la norma cambie o presente un tema específico que debe ser aplicado a un sector exclusivo. Por tal motivo sugerimos buscar ampliar el conocimiento y buscar otras fuentes de consulta o asesoría.
COMITÉ ADMINISTRATIVO Y TRIBUTARIO
Octubre 19 de 2022