DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NOMINA ELECTRONICA – PARTE I
La resolución 13 de febrero del 2021, no solo le dio vida jurídica, si no también le dio estructura al documento soporte de pago de nómina electrónica. En el artículo 616-1 del Estatuto Tributario (E.T.) dice que es un documento electrónico que debemos transmitir a la DIAN, con la finalidad de soportar costos y deducciones de la Declaración de Renta, con lo que respecta a los contratos de trabajo, regidos por el código sustantivo del trabajo (origen de toda relación laboral, legal y reglamentaria). ¡Ojo! No contratos de prestación de servicios.
En los artículos 2 y 4 de esa resolución nos decía que este comprobante o documento soporte debía contener todos los pagos o abonos en cuenta que se han originado dentro de la nómina de pagos. Se resalta “lo de pagos o abonos en cuenta”, porque muchos al dar lectura del comprobante y el anexo técnico se centraron en la palabra pagos y casi no le dieron importancia a la expresión abonos en cuenta. Lo anterior suscito muchas dudas, pero la DIAN fue tajante con su doctrina y dijo también entran los abonos en cuenta. Para entender esto se debe traer a colación el articulo 21-1 E.T.
Este articulo 21-1, no dice que la contabilidad se debe manejar bajo el principio del devengo, recuerden que esa palabra devengo o reconocimiento de los costos y gastos, en este caso es sinónimo de los devengos laborales; entonces mucho cuidado con confundirse, porque son dos conceptos totalmente distintos el devengo me hace generar obligaciones de costos y gastos o más bien; si lo miro desde el punto de vista del estándar internacional los pasivos generan gastos o generan costos.
Normalmente la contabilidad bajo norma internacional, es una contabilidad de balance y no como estamos acostumbrados que un gasto genera un pasivo; recordemos que el estándar internacional trabaja desde el balance y nos dice que los ingresos surgen del incremento de activos y de la disminución de pasivos, y que los costos y gastos surgen de la disminución de activos y del incremento de pasivos; entonces ahí se pueden dar cuenta que es el balance el que genera ingresos costos y gastos, en este caso, cuando yo estoy reconociendo un pasivo en el lenguaje fiscal, es el reconocimiento del pasivo o ese reconocimiento crédito, se llama abono en cuenta; esto fue entonces lo que generó un choque inicial para todos nosotros los contribuyentes por no tener presente la palabra abono en cuenta.
Entonces lo que hizo la doctrina, es decir señores hay que tener en cuenta la causación o sea el principio del devengo y el principio del devengo, me dice que yo tengo que reconocer esos esos pasivos y contabilizar ese costo gasto, en este caso por nómina; entonces eso también lo tengo que reportar. La misma doctrina nos aclara que ese documento soporte electrónico, nada tiene que ver con el soporte que usted entrega al empleado como constancia de pago. Todas las inquietudes de los contribuyentes, fueron contestadas y ratificadas en enero del 2022; diciendo pago o abono en cuenta es decir lo causado. Si no lo hizo, sugerimos hacer la nota de ajuste lo más pronto posible.
Todo lo anterior implica muchas cosas; los oficios 912416 de diciembre 2021, ratificado por el concepto 100202208 de enero del 2022, en su objetivo son prácticamente lo mismo; de que debemos incluir en el documento soporte electrónico de nómina, también el consolidado de cesantías; el consolidado de intereses de cesantías y todos los pagos o abonos en cuenta, y en eso también nos quiere decir que tenemos que incluir las vacaciones y las prestaciones extralegales que tenga la empresa.
Atención, NO se reportan las provisiones mensuales de nómina que se hacen; las provisiones son pasivos estimados y al ser un pasivo estimado, no hay todavía una obligación definitiva, la obligación definitiva se genera en el momento en que yo despido al empleado, liquido el contrato de trabajo, le hago una liquidación parcial a ese empleado o el 31 de diciembre hago una consolidación de prestaciones sociales.
A la luz de la resolución 13 de febrero del 2021, que se debe reportar:
- Se reporta el salario, auxilio de transporte (si lo devenga) y si el empleado recibe salario integral igual se reporta. Cada uno de estos conceptos tiene una variable dentro del archivo que se remite a la DIAN y el archivo es por empleado, lo cual significa que si yo tengo 10 empleados tengo que enviar 10 archivos y si tengo treinta empleados tengo que enviar 30 archivos los viáticos.
- Hay viáticos que yo le canceló al empleado se los pagó a él, pero hay viáticos que yo no se los pagó a él sino que por ejemplo le pago solamente la manutención, pero el alojamiento se lo pagó a un hotel, esto quiere decir entonces que esos pagos, (los vamos a detallar en la 2da parte de este boletín) es realizado a un tercero pero también hay que incluirlo fíjense que no le estoy pagando directamente al empleado, pero si le estoy pagando un valor que va a incidir en su devengo como soporte, para sus prestaciones sociales.
- En el tema de los recargos diurnos, los recargos nocturnos, de los recargos de festivos dominicales diurnos o nocturnos y las horas extras. El año pasado se hablaba que esto venía, por horarios o sea que si una persona trabajo un día de 7 a 8 de la noche y el otro día trabajo de 6 a 7 de la noche y yo tenía que reportar dos veces, muy bien hay muchos que no lo están haciendo en este momento, el sistema no rechaza ese comportamiento del archivo, pero él requerimiento técnico dice que tiene que venir con mes, día, año y hora de inicio y final, entonces mucho cuidado, porque el artículo 616 raya uno dice; que si la información no va de acuerdo con los requerimientos técnicos, usted puede ser sancionado. Si bien el sistema no rechaza eso no impide que puede hacer sancionada la empresa. Para evitarnos dolores de cabeza, démosle un chequeo a ver cómo estamos reportando esos recargos.
Este tema continúa en Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica – parte II: (Vacaciones, primas, bonificaciones, bonos, dotación etc.)
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COMITÉ ADMINISTRATIVO Y TRIBUTARIO Febrero 15 de 2022